Was ein Umlageschlüssel regelt
Ein Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel) legt fest, wie die Nebenkosten eines ganzen Hauses auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Gemeint sind die umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV, also etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Versicherung und Hausreinigung.
Nicht dazu gehören Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Diese Kosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten und lassen sich nicht auf Mieter umlegen. Voraussetzung für jede Umlage ist außerdem, dass der Mietvertrag sie vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Der Rechner setzt diese Vereinbarung voraus.
So rechnet der Umlageschlüssel-Rechner
Jede Kostenposition wird für sich verteilt: Der Gesamtbetrag wird im Verhältnis der Bezugsgröße der Wohnung zur Summe aller Bezugsgrößen aufgeteilt. Die Summe läuft über alle Wohnungen des Hauses, auch über leere und selbst genutzte.
CIRO rechnet in ganzen Cent. Jeder Anteil wird abgerundet, die fehlenden Cent gehen einzeln an die größten Rundungsreste. So ergibt die Summe aller Anteile auf den Cent die Gesamtkosten. Erst danach werden die Positionen je Wohnung addiert. Das hält die Abrechnung nachrechenbar (§ 259 BGB).
Haben zwei Anteile genau denselben Rundungsrest, bekommt der größere Anteil den Cent, bei gleich großen Anteilen die Wohnung, die weiter oben steht.
Anteil der Wohnung = Kosten der Position × Bezugsgröße der Wohnung ÷ Summe der Bezugsgrößen aller Wohnungen
Welche Schlüssel es gibt und wann sie gelten
- Wohnfläche: der gesetzliche Regelfall, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB). Es zählt die tatsächliche Fläche, nicht die im Vertrag genannte (BGH, VIII ZR 220/17).
- Verbrauch: Pflicht für Kosten, die nach erfasstem Verbrauch anfallen, etwa Kaltwasser mit Wohnungszählern (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB).
- Personen: üblich für Müll oder Wasser ohne Zähler. Es zählt die tatsächliche Belegung, nicht das Melderegister (BGH, VIII ZR 82/07). Bei einem Wechsel im Jahr rechnet CIRO mit Personentagen.
- Wohneinheiten: gleicher Anteil je Wohnung, nur wenn vereinbart.
- Miteigentumsanteile: bei der vermieteten Eigentumswohnung der Regelfall ohne andere Vereinbarung (§ 556a Abs. 3 BGB), im Mietshaus nur, wenn vereinbart.
Die Vorschläge im Rechner sind übliche Schlüssel aus der Praxis. § 2 BetrKV schreibt selbst keinen Schlüssel vor.
Rechenbeispiel mit Leerstand
Die Gebäudeversicherung kostet 2.400,00 € im Jahr. Im Haus liegen Wohnung A mit 70 m² (vermietet), Wohnung B mit 50 m² (leer) und Wohnung C mit 80 m² (vermietet), zusammen 200 m².
- Wohnung A: 2.400,00 € × 70 ÷ 200 = 840,00 €
- Wohnung B: 2.400,00 € × 50 ÷ 200 = 600,00 €, die trägst du als Vermieter
- Wohnung C: 2.400,00 € × 80 ÷ 200 = 960,00 €
- Kontrolle: 840,00 € + 600,00 € + 960,00 € = 2.400,00 €
Falsch wäre es, nur die vermietete Fläche von 150 m² in den Nenner zu nehmen. Dann zahlten A und C zusammen 2.400,00 € und damit auch den Leerstand.
Leerstand und Selbstnutzung trägt der Vermieter
Bei Umlage nach Wohnfläche trägt der Vermieter die Kosten, die auf leere Wohnungen entfallen (BGH, VIII ZR 159/05). Die leere Wohnung bleibt deshalb mit ihrer Fläche im Nenner. Dasselbe gilt für eine Wohnung, die du selbst nutzt.
Beim Personenschlüssel hätte eine leere Wohnung 0 Personen, die Mieter trügen die Kosten dann vollständig. Der BGH hält es für eine Frage der Billigkeit im Einzelfall, ob du dich dann beteiligen musst, etwa nach Dauer des Leerstands und Art der Kosten. Für Leerstandszeiten kann eine fiktive Person angesetzt werden (VIII ZR 180/12). CIRO setzt deshalb standardmäßig eine Person für leere Wohnungen an; abwählen kannst du das, etwa bei kurzem Leerstand.
Vermietete Eigentumswohnung: der Schlüssel der Gemeinschaft
Seit dem 01.12.2020 gilt für vermietete Eigentumswohnungen ohne andere Vereinbarung der Schlüssel, nach dem die Eigentümer untereinander verteilen, meist die Miteigentumsanteile (§ 556a Abs. 3 BGB). Widerspricht dieser Schlüssel billigem Ermessen, gilt wieder die Wohnfläche.
Aus der Hausgeldabrechnung übernimmst du nur die umlagefähigen Positionen. Die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist keine Betriebskostenabrechnung an deinen Mieter. Verwalterhonorar und Erhaltungsrücklage stehen darin, gehören aber nicht in die Abrechnung an den Mieter.
Die Grundsteuer einer Eigentumswohnung kommt aus deinem eigenen Bescheid und gehört vollständig zu dieser Wohnung. Verteile sie nicht nach Miteigentumsanteilen.
Im Rechner trägst du dafür entweder alle Wohnungen der Gemeinschaft ein oder nur deine eigene und dazu die Summen der Gemeinschaft je Schlüssel, etwa Gesamtfläche und Gesamtverbrauch. Den Rest weist CIRO als Anteil der übrigen Miteigentümer aus.
Verteilt der Vermieter Kosten aus der Hausgeldabrechnung, braucht er für jede Position die Gesamtkosten und die Summe der Gemeinschaft, nicht nur die Werte seiner Wohnung. Nur so ist die Abrechnung für den Mieter nachvollziehbar.
Typische Fehler und Grenzen des Rechners
- Leere Wohnungen aus dem Nenner nehmen: Dann zahlen die Mieter den Leerstand mit.
- Erst alle Kosten addieren und dann verteilen: Bei verschiedenen Schlüsseln lässt sich das nicht mehr nachrechnen.
- Heizkosten nach Fläche verteilen: Die HeizkostenV verlangt 50 bis 70 % nach Verbrauch. Dafür gibt es den Heizkosten-Rechner.
- Den Schlüssel mitten im Jahr wechseln: Auf Verbrauch umstellen darfst du einseitig in Textform, aber nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).
- Gewerbe im Haus: Dann kann ein Vorwegabzug nötig sein. Das bildet der Rechner nicht ab.
- Verschiedene Schlüssel in verschiedenen Mietverträgen desselben Hauses: Der Rechner nimmt je Position einen Schlüssel für alle an.
- Mehr als 20 Wohnungen oder 10 Kostenpositionen: Dafür ist der Rechner nicht gebaut. In der CIRO-App rechnest du ganze Häuser.