Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Die Abrechnung über die Betriebskosten muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Gemeint sind die umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV, im Alltag Nebenkosten genannt.
Rechnest du nach Kalenderjahr ab, endet die Frist für 2025 am 31.12.2026. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.07.2025 bis 30.06.2026 endet sie am 30.06.2027. Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate lang sein (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB).
Fristende = Ende des Abrechnungszeitraums + 12 Monate (§§ 187, 188 BGB)
Es zählt der Zugang, nicht das Absenden
Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter rechtzeitig zugeht (BGH, VIII ZR 107/08). Die Post ist dabei dein Erfüllungsgehilfe: Verzögerungen und Verlust gehen zu deinen Lasten.
Plan den Zugang deshalb einige Werktage vor Fristende und mit Nachweis, etwa per Bote mit Zeuge oder Einwurf-Einschreiben. Ein Einwurf am späten Abend des letzten Tages geht unter Umständen erst am nächsten Tag zu.
Was passiert, wenn die Frist abläuft
Nach Ablauf der Frist kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.
Die Frist gilt auch für vermietete Eigentumswohnungen. Eine fehlende Hausgeldabrechnung verschiebt sie nicht automatisch. Auf „nicht zu vertreten“ kannst du dich nur berufen, wenn du konkret darlegst, was du für eine rechtzeitige Abrechnung unternommen hast (BGH, VIII ZR 249/15).
Fristende am Wochenende oder Feiertag
Ob sich die Frist nach § 193 BGB auf den nächsten Werktag verschiebt, wenn ihr letzter Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, ist höchstrichterlich nicht geklärt. Die Abrechnung gilt überwiegend nicht als Willenserklärung, für die § 193 BGB gemacht ist.
Der Rechner zeigt deshalb immer das Kalenderdatum und nennt in diesem Fall den letzten Werktag davor als sichere Planung. Beispiel: Abrechnungszeitraum 2022, Fristende Sonntag, 31.12.2023. Plane den Zugang spätestens für Freitag, 29.12.2023. Berücksichtigt werden nur bundeseinheitliche Feiertage.
Einwendungsfrist des Mieters
Der Mieter muss Einwendungen gegen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Geht die Abrechnung am 15.03.2026 zu, läuft die Frist mindestens bis zum 15.03.2027. Danach kann er Einwendungen nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Eine abweichende Lesart rechnet bis zum Ende des zwölften Folgemonats. Nimm Einwendungen im Zweifel bis zum späteren Datum ernst.
Sonderfälle
- Schaltjahr: Endet der Zeitraum am 29.02.2024, endet die Frist am 28.02.2025 (§ 188 Abs. 3 BGB).
- Formell unwirksame Abrechnung: Sie wahrt die Frist nicht. Inhaltliche Fehler kannst du innerhalb der Frist korrigieren. Der Rechner prüft das nicht.
- Teilabrechnungen: Dazu bist du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB).
- Mieter ausgezogen: Die Frist gilt unverändert.
- Verjährung der Nachforderung: drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB).