Checkliste Nebenkostenabrechnung

Was in eine Nebenkostenabrechnung gehört

In eine Nebenkostenabrechnung gehören nur die umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind, für einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten. Pflicht sind die Gesamtkosten jeder Position, der Verteilerschlüssel, der Anteil deines Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Verwaltungskosten und Reparaturen gehören nicht dazu. Welcher Schlüssel für welche Kostenart passt, ob Fläche, Personen oder Verbrauch, rechnest du mit dem Umlageschlüssel-Rechner durch.

In welcher Reihenfolge du abrechnest

Eine Nebenkostenabrechnung entsteht in vier Arbeitsschritten: Belege sammeln und prüfen, Kosten verteilen, die Abrechnung erstellen und nachweisbar zustellen, danach Zahlungen und Vorauszahlungen anpassen. Wer die Reihenfolge einhält, merkt fehlende Belege früh und nicht erst kurz vor der Frist.

1. Alle Rechnungen und Bescheide des Zeitraums sammeln: Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherungen, Hausstrom, Wartung, Hauswart.
2. Abrechnungszeitraum festlegen, Mietvertrag prüfen und nur vereinbarte, umlagefähige Kosten ansetzen.
3. Geleistete Vorauszahlungen je Mieter abgleichen, Wohnflächen und Personenzahlen prüfen.
4. Kosten nach Schlüssel verteilen, Heiz- und CO₂-Kosten gesondert, Mieterwechsel zeitanteilig, Leerstand selbst tragen.
5. Pflichtangaben prüfen, haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG ausweisen und die Abrechnung nachweisbar zustellen.
6. Nachzahlungen und Guthaben verbuchen, Vorauszahlungen anpassen und Belegeinsicht ermöglichen.

Wie du Heiz- und CO₂-Kosten verteilst

Heizkosten verteilst du bei einer Zentralheizung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch und den Rest nach Fläche, üblich sind 50/50, 60/40 oder 70/30 (§ 7 HeizkostenV). Den Anteil einer Wohnung rechnest du mit dem Heizkosten-Rechner aus.

Heizt das Haus mit Gas oder Öl, teilst du zusätzlich die CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell auf, je nach Ausstoß des Gebäudes. Fehlt diese Aufteilung, darf dein Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Deinen Anteil ermittelst du mit dem Rechner zur CO₂-Kostenaufteilung.

Welche Fristen für die Abrechnung gelten

Die Abrechnung muss deinem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB); endet der Zeitraum am 31.12.2025, ist das der 31.12.2026. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben zahlst du trotzdem aus.

Es zählt der Zugang, nicht der Versand. Stell die Abrechnung deshalb per Bote oder Einwurf-Einschreiben zu, damit du ihn beweisen kannst. Das genaue Fristende mit Wochentag zeigt dir der Abrechnungsfrist-Rechner.

Dein Mieter hat für Einwendungen zwölf Monate nach Zugang Zeit. Bis dahin darf er die Originalbelege einsehen.

Was nach dem Versand kommt

Nach dem Versand verbuchst du Nachzahlungen und zahlst Guthaben aus, und du kannst die monatlichen Vorauszahlungen an die tatsächlichen Kosten anpassen. Die Anpassung erklärst du in Textform (§ 560 Abs. 4 BGB), und sie setzt eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung voraus.

Den neuen Betrag je Mieter schlägt dir der Rechner Nebenkostenvorauszahlung anpassen vor. Gib deinem Mieter für die Prüfung einer Nachzahlung angemessen Zeit.

Abrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung

Vermietest du eine Eigentumswohnung, ist die Hausgeldabrechnung der Verwaltung nicht die Abrechnung für deinen Mieter: Verwalterhonorar und Erhaltungsrücklage bleiben draußen, und jede Position verteilst du nach dem Schlüssel aus deinem Mietvertrag. Der Assistent für die Nebenkostenabrechnung ohne Konto liest die Hausgeldabrechnung aus und erstellt daraus die Abrechnung je Mietpartei.

Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Die häufigsten Fehler sind formal und lassen sich vor dem Versand prüfen: falscher Zeitraum, Kosten, die nicht vereinbart sind, und fehlende Pflichtangaben.

• Abrechnungszeitraum von mehr als zwölf Monaten.
• Kosten ansetzen, die der Mietvertrag nicht vorsieht, oder Verwaltung und Reparaturen umlegen.
• Kosten leerer Wohnungen auf die übrigen Mieter verteilen.
• CO₂-Kosten nicht aufteilen und damit 3 % der Heizkosten riskieren.
• Beim Mieterwechsel ohne Zwischenablesung oder ohne zeitanteilige Aufteilung abrechnen; dabei hilft der Rechner Nebenkosten bei Mieterwechsel.