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Mieterkommunikation in CIRO: WhatsApp, E-Mail und SMS in einem PosteingangMieterkommunikation in CIRO: WhatsApp, E-Mail und SMS in einem Posteingang

Mieterkommunikation per WhatsApp, SMS und E-Mail

Nachrichten deiner Mieter kommen per WhatsApp, SMS, E-Mail oder über das Mieterportal und landen in CIRO im selben Posteingang. Oben steht, was heute nicht warten kann. Schreibt dir jemand auf Türkisch oder Arabisch, liest du die Nachricht auf Deutsch.

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Der Posteingang in CIRO

Nachrichten aus WhatsApp, E-Mail und SMS stehen untereinander, das Dringende oben. Deine Antwort nimmt denselben Weg zurück, auf dem die Nachricht kam.

Jede Nachricht liegt beim Mieter und seiner Wohnung

Was ein Mieter dir schreibt, legt CIRO bei ihm und seiner Wohnung ab, mit Datum und Uhrzeit, egal über welchen Kanal es kam. Das hilft, wenn es Streit gibt: Mindert ein Mieter die Miete wegen eines Mangels, kommt es oft darauf an, wann er ihn angezeigt hat (§ 536c BGB), und genau das steht im Verlauf, zusammen mit deiner Antwort. Ab Smart schlägt dir CIRO zu jeder Nachricht eine Antwort vor, die du anpasst und selbst abschickst.Stand: 27.10.2026

Die Antwort nimmt den Weg, auf dem die Nachricht kam

Deine Mieter schreiben an deine CIRO-Nummer, an deine CIRO-Adresse oder über das Mieterportal. CIRO legt jede Nachricht beim richtigen Mieter und seiner Wohnung ab und erkennt ihn an der Nummer oder Adresse, die du hinterlegt hast.

Deine Antwort schreibst du an derselben Stelle, und sie geht auf dem Weg zurück, auf dem die Nachricht kam. Deine private Handynummer bekommt kein Mieter zu sehen. E-Mail ist in jedem Tarif dabei, WhatsApp und SMS gibt es ab Smart.

Vier Stufen von niedrig bis dringend

Bei 14 offenen Nachrichten willst du wissen, welche heute nicht warten kann. CIRO ordnet jede Anfrage einer von vier Stufen zu. Der Wasserschaden steht ganz oben, die quietschende Tür ganz unten, und den Rest liest du, wenn du Zeit hast.

Hast du E-Mails zu Anfragen eingeschaltet, steht jede dringende Anfrage darin, bis sie erledigt ist.

Übersetzung in 40 Sprachen

Um 22 Uhr schreibt Frau Demir auf Türkisch, dass im Bad Wasser von der Decke tropft. CIRO erkennt die Sprache und zeigt dir die Nachricht auf Deutsch. Du antwortest auf Deutsch, und Frau Demir bekommt deine Antwort auf Türkisch.

Das klappt mit 40 Sprachen, von Arabisch über Polnisch bis Ukrainisch. Den Originaltext blendest du jederzeit ein, wenn du die genaue Formulierung sehen willst. Die Übersetzung gibt es ab Smart.

Welche Mitteilung braucht welche Form?

Ob eine E-Mail genügt, hängt davon ab, was du deinem Mieter mitteilst. Für die Kündigung reicht sie nicht, für die Mieterhöhung schon.

Inhalt

Schriftform, Textform, formlos: Wo liegt der Unterschied?

Das Mietrecht unterscheidet bei Erklärungen zwischen dir und deinem Mieter im Wesentlichen drei Stufen. Schriftform heißt, dass du ein Papier eigenhändig unterschreibst (§ 126 BGB). Ersetzen kann sie nur die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB), eine einfache E-Mail nicht. Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, aus der hervorgeht, wer sie abgibt (§ 126b BGB). Eine E-Mail erfüllt das, ein Brief ohne Unterschrift auch. Formlos heißt, dass ein Anruf oder eine kurze Nachricht genügt.

Wirksam wird eine Erklärung erst, wenn sie beim Empfänger ankommt (§ 130 BGB). Hängt an ihr eine Frist, musst du im Streit belegen können, dass und wann sie zugegangen ist. Ein Sendeprotokoll zeigt, dass du etwas verschickt hast, aber nicht sicher, dass es angekommen ist. Für Erklärungen mit Frist sind ein Einwurf-Einschreiben oder ein Bote deshalb der sicherere Weg.

Welche Form gilt für welche Mitteilung?

Von den häufigen Mitteilungen im Mietverhältnis ist die Kündigung die einzige, für die eine E-Mail nicht reicht. Für alles andere in dieser Übersicht genügt die Textform, für die Mängelanzeige deines Mieters sogar ein Anruf.

MitteilungFormVorschriftGenügt eine E-Mail?
Kündigung des Mietverhältnisses über eine WohnungSchriftform: Brief, eigenhändig unterschrieben§ 568 Abs. 1 BGBNein. Auch Fax, WhatsApp und SMS genügen nicht.
Mieterhöhung bis zur ortsüblichen VergleichsmieteTextform, mit Begründung, etwa durch Mietspiegel oder drei Vergleichswohnungen§ 558a Abs. 1 BGBJa
Ankündigung einer ModernisierungTextform, spätestens drei Monate vor Beginn der Arbeiten§ 555c Abs. 1 BGBJa
Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung nach einer AbrechnungTextform§ 560 Abs. 4 BGBJa
Mängelanzeige deines Mietersformlos, aber unverzüglich§ 536c Abs. 1 BGBJa, auch ein Anruf oder eine Nachricht

Den zulässigen Betrag einer Mieterhöhung rechnest du mit dem Mieterhöhungsrechner nach, die neue Vorauszahlung nach einer Abrechnung mit dem Vorauszahlungsrechner.

Was heißt das für Nachrichten über CIRO?

Für den Alltag reicht der Posteingang: Schadensmeldungen, Termine mit dem Handwerker, Rückfragen zur Abrechnung. CIRO legt jede Nachricht mit Kanal, Datum und Uhrzeit beim Mieter und seiner Wohnung ab. Meldet ein Mieter einen Mangel per WhatsApp, steht später im Verlauf, wann er ihn angezeigt hat und was du geantwortet hast. Ruft er an, trägst du das Telefonat als Notiz in die Anfrage ein.

Für Erklärungen in Textform nimmst du am besten die E-Mail. Ob eine WhatsApp-Nachricht oder eine Nachricht im Portal die Textform erfüllt, ist nicht abschließend geklärt. Die Kündigung schickst du als unterschriebenen Brief und legst eine Kopie als Dokument beim Mietverhältnis ab, damit sie neben dem übrigen Schriftverkehr liegt.

Stand: 27.10.2026

Häufige Fragen

E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten deiner Mieter landen in CIRO im selben Posteingang, und du antwortest von dort, egal über welchen Kanal die Nachricht kam. E-Mail ist in jedem Tarif dabei, SMS und WhatsApp gibt es ab Smart. Telefonate und Briefe trägst du als Notiz ein, damit der Verlauf pro Mieter vollständig ist.

CIRO erkennt die Sprache einer eingehenden Nachricht und übersetzt sie in deine Sprache. Unterstützt werden 40 Sprachen. Den Originaltext kannst du jederzeit einblenden, wenn du die genaue Formulierung deines Mieters sehen willst. Deine Antwort übersetzt CIRO zurück in die Sprache deines Mieters.

Meist passen sie. Prüf vor allem Zusagen und Termine, bevor du eine Antwort abschickst; gesendet wird nur, wenn du selbst auf „Senden“ klickst. Die Vorschläge stützen sich auf die Nachricht deines Mieters, den bisherigen Gesprächsverlauf und die Dringlichkeit und Stimmung, die CIRO darin erkannt hat. Du bekommst drei Antworten in unterschiedlichem Ton, von freundlich bis knapp, immer in der Sie-Form, und jede erscheint als Entwurf, den du anpassen kannst.

CIRO archiviert alle Nachrichten mit Zeitstempel und Kanal, solange dein CIRO-Konto aktiv ist. Den Gesprächsverlauf pro Mieter rufst du jederzeit auf. Gibt es später Streit über eine Zusage oder eine Mängelanzeige, siehst du darin, was wann geschrieben wurde.

Ja, den Posteingang für E-Mails deiner Mieter hast du in jedem Tarif. SMS, WhatsApp, Antwortvorschläge und automatische Übersetzung gibt es ab Smart. Deine 60 Testtage laufen auf Smart, du siehst sie also von Anfang an. Danach entscheidest du, ob du bei Smart bleibst (30 € / Monat), auf Basic wechselst (15 €) oder zu Pro gehst (70 €). Jeder Tarif ist monatlich kündbar.

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60 Tage nutzt du CIRO Smart kostenlos. Danach ist dein Konto schreibgeschützt, bis du einen Tarif wählst.

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