Nebenkostenabrechnung. In 10 Minuten. BetrKV-geprüft.
Für Vermieter: Leg deine Hausgeldabrechnung oder deine Rechnungen in den Rechner. CIRO ordnet jede Position nach § 2 BetrKV ein und erstellt daraus die Nebenkostenabrechnung für deinen Mieter.
Teste mit diesen Beispielen, wie CIRO Dokumente ausliest, und starte danach mit deinen eigenen Rechnungen. Zieh sie rüber oder klick sie an, um die Analyse zu starten.
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Hausgeldabrechnung, Jahresabrechnung der WEG, Handwerker- und Versorgerrechnungen. Auch mehrere auf einmal.
Keine Anmeldung · Deine Datei wird zur Analyse an unseren KI-Dienstleister in der EU übermittelt, dort gelesen und nicht gespeichert. Was dabei passiert
DSGVO-konform
§556 BGB · §2 BetrKV
Verschlüsselte Datenspeicherung
Deutsches Unternehmen
Alles drin, was die Abrechnung braucht
Das steht in der Abrechnung
Abrechnungszeitraum und Gesamtkosten je Kostenart
Verteilerschlüssel je Kostenart
Rechenweg zum Anteil je Mietpartei, auch bei Mieterwechsel
Vorauszahlungen und Nachzahlung oder Guthaben
Die Frist im Blick
Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei deinem Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.
Deine Dateien bleiben deine
Der Rechner liest deine Dokumente nur aus und bewahrt sie nicht auf. Was du im Assistenten anlegst, löschen wir automatisch nach 30 Tagen, wenn du es nicht in ein Konto übernimmst.
Das liest CIRO aus
Beträge und Steuersätze
Kostenart und Verteilerschlüssel
Umlagefähigkeit je Position
Lohnanteile nach § 35a EStG
„Jede Prüfung im Nebenkosten-Assistenten haben wir gemeinsam entwickelt: welche Position nach § 2 BetrKV umlagefähig ist, welche Frist gilt und was wirklich in die Nebenkostenabrechnung gehört. Unsere Linie dabei: Excel rechnet zusammen, was du einträgst – ob eine Position umlagefähig ist und die Frist noch läuft, sagt es dir nicht. Der Assistent prüft genau das mit und nennt die Regel dazu.“
Denise Sonnenschein
Rechtsanwältin für Mietrecht mit eigener Kanzlei · entwickelt die Prüfungen des Nebenkosten-Assistenten mit
Mehr von Denise? Auf Instagram erklärt sie Mietrecht in kurzen Videos – von der Umlagefähigkeit bis zu den Fristen.
@ciro.immobilien ansehenDie Prüfungen des Nebenkosten-Assistenten ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
9 von 10 Abrechnungen enthalten Fehler. Deine nicht.
Die Prüfplattform Mineko fand bei über 80.000 geprüften Nebenkostenabrechnungen in 93 % Fehler** – meist bei Umlagefähigkeit und Verteilerschlüsseln. CIRO liest deine Unterlagen aus, rechnet jeden Anteil nach und erkennt typische Fehler, bevor dein Mieter sie findet – nach einem Regelwerk, das gemeinsam mit Anwälten für Mietrecht entwickelt und geprüft wurde.
⌀ 3 Stunden gespart pro Abrechnung – in 10 Minuten fertig*
* Vergleich mit manueller Erstellung, Durchschnittswerte bei vollständigen Unterlagen; die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. ** Mineko-Analyse von über 80.000 geprüften Abrechnungen (2023/24) – eingereicht meist von Mietern mit konkreten Zweifeln; der Deutsche Mieterbund geht von rund jeder zweiten fehlerhaften Abrechnung aus.
Der Assistent in Zahlen
Bis zum fertigen Mieterdokument
⌀ 10 Minuten
Automatische Auslese pro Dokument
unter 1 Minute
Nachgerechnete Positionen
100 %
Umlagefähigkeit
je Position nach § 2 BetrKV
Lohnanteile nach § 35a EStG
automatisch erkannt
Prüf-Regelwerk
von Anwälten geprüft
Preis
20 € einmalig
inkl. MwSt. – bezahlt erst beim fertigen Dokument
So erstellst du deine Nebenkostenabrechnung
Drei Schritte, rund 10 Minuten für eine Wohnung.
Unterlagen hochladen
Für die Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung, für das Einfamilienhaus deine Rechnungen und Bescheide. CIRO liest Beträge, Kostenarten, Zeiträume und Verteilerschlüssel aus.
Prüfen und verteilen
Der Assistent trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen nach § 2 BetrKV, rechnet jeden Anteil nach und berücksichtigt einen Mieterwechsel im Jahr.
Abrechnung erhalten
Du bekommst die fertige Nebenkostenabrechnung je Mietpartei als PDF, auf Wunsch per E-Mail. Bezahlt wird erst jetzt.
Nebenkostenabrechnung online erstellen, für Privatvermieter
Du vermietest eine Eigentumswohnung oder ein Einfamilienhaus und musst deinem Mieter jedes Jahr die Nebenkosten abrechnen? Der Nebenkosten-Assistent liest deine Hausgeldabrechnung oder deine Rechnungen aus, prüft jede Position auf Umlagefähigkeit nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und verteilt die Kosten nach dem Schlüssel aus deinem Mietvertrag, auch bei einem Mieterwechsel im Jahr. Am Ende steht die Betriebskostenabrechnung je Mietpartei als PDF, die du vor dem Versand noch einmal durchsiehst. Ein Nutzerkonto brauchst du nicht: Es reichen deine Hausgeldabrechnung oder deine Rechnungen, dein Mietvertrag und dein Grundsteuerbescheid.
Keine Sondereigentumsverwaltung? Kein Problem.
Du vermietest deine Eigentumswohnung, hast aber keine Sondereigentumsverwaltung (SEV)? Dann bekommst du von der WEG-Verwaltung nur die Hausgeldabrechnung – und die Nebenkostenabrechnung für deinen Mieter bleibt an dir hängen. Genau hier setzt der Nebenkosten-Assistent an: Er liest die Hausgeldabrechnung aus, trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen nach § 2 BetrKV, rechnet jeden Anteil nach und erstellt daraus das fertige Mieterdokument. Ohne SEV-Vertrag, ohne Abo – 20 € pro Abrechnung, bezahlt erst beim Dokument.
Einfamilienhaus vermietet? Deine Rechnungen reichen.
Ohne WEG schickt dir niemand eine Hausgeldabrechnung. Dann legst du deine Rechnungen und Bescheide des Jahres in den Rechner: Wasser und Abwasser, Müllgebühren, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger. CIRO liest Betrag und Zeitraum jeder Rechnung aus und zeigt dir, welche Kosten nach § 2 BetrKV in der Regel umlagefähig sind. Das fertige Mieterdokument kostet 20 €, bezahlt erst beim Dokument.
Nebenkostenabrechnung erstellen: der Ratgeber für Vermieter
Welche Unterlagen du brauchst, was du umlegen darfst, wie du verteilst und welche Fristen gelten. Für die vermietete Eigentumswohnung und das Einfamilienhaus.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Mit der Nebenkostenabrechnung rechnest du einmal im Jahr die Betriebskosten deiner vermieteten Wohnung oder deines Hauses gegenüber deinem Mieter ab. Dein Mieter zahlt dafür monatliche Vorauszahlungen. In der Abrechnung stellst du die tatsächlichen Kosten des Jahres diesen Vorauszahlungen gegenüber. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Im Alltag meinen Nebenkosten und Betriebskosten dasselbe. Das Gesetz spricht von Betriebskosten (§ 556 BGB und Betriebskostenverordnung), und nur diese darfst du auf deinen Mieter umlegen.
Welche Unterlagen du brauchst
Was du in den Rechner legst, hängt davon ab, was du vermietest:
- Vermietete Eigentumswohnung: die Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung) deiner WEG-Verwaltung, dazu die Heizkostenabrechnung des Messdienstes, falls sie getrennt kommt, und deinen Grundsteuerbescheid.
- Vermietetes Einfamilienhaus: die Rechnungen und Bescheide des Jahres, etwa der Stadtwerke für Wasser und Abwasser, den Bescheid über die Müllgebühren, den Grundsteuerbescheid und die Rechnungen für Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger und Gartenpflege.
- In beiden Fällen: deinen Mietvertrag mit dem vereinbarten Verteilerschlüssel und die Höhe der monatlichen Vorauszahlungen.
Zahlt dein Mieter Strom oder Gas direkt an den Versorger, gehören diese Kosten nicht in deine Abrechnung.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Umlegen darfst du die Betriebskosten, die § 2 der Betriebskostenverordnung aufzählt, wenn dein Mietvertrag das vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag genügt. Die 17 Kostenarten:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung (Abwasser)
- Heizung
- Warmwasser
- verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart (Hausmeister)
- Gemeinschafts-Antenne und Verteilanlage im Haus
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Betriebskosten
Sonstige Betriebskosten, etwa die Wartung der Rauchwarnmelder oder die regelmäßige Dachrinnenreinigung, musst du im Mietvertrag einzeln benennen. Die Miete für Rauchwarnmelder darfst du nicht umlegen. Die Gebühren für Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen, Betriebsstrom und Wartung der Anlage im Haus dagegen schon.
Was du nicht umlegen darfst
- Verwaltungskosten, etwa das Honorar der WEG-Verwaltung oder Kontoführungsgebühren
- die Erhaltungsrücklage, früher Instandhaltungsrücklage
- Reparaturen und Instandsetzung, zum Beispiel ein neuer Brenner oder ein getauschtes Fenster
- Kosten für Zeiten, in denen deine Wohnung leer stand: Sie trägst du selbst
Die Grenze ist nicht immer offensichtlich: Die Wartung der Heizung ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Rechnet ein Hausmeister auch kleine Reparaturen oder Verwaltungsarbeit ab, rechnest du diesen Anteil heraus.
Eigentumswohnung: von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung
Die Hausgeldabrechnung ist die Abrechnung deiner WEG-Verwaltung mit dir als Eigentümer. Sie enthält umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen gemischt und verteilt die Kosten meist nach Miteigentumsanteilen. Deinem Mieter kannst du sie deshalb nicht einfach weiterreichen.
Für die Nebenkostenabrechnung übernimmst du daraus nur die umlagefähigen Positionen und verteilst sie nach dem Schlüssel, den dein Mietvertrag vorsieht. Regelt er nichts, gilt der Schlüssel deiner WEG. Heiz- und Warmwasserkosten übernimmst du aus der Heizkostenabrechnung für deine Wohnung. Die Grundsteuer steht in der Regel nicht in der Hausgeldabrechnung, weil der Bescheid direkt an dich geht: Sie kommt dazu.
Genau diesen Schritt nimmt dir der Nebenkosten-Assistent ab. Er liest die Hausgeldabrechnung aus, markiert, welche Positionen in der Regel nicht umlagefähig sind, und übernimmt den Rest in die Abrechnung für deinen Mieter.
Einfamilienhaus: Nebenkostenabrechnung aus deinen Rechnungen
Vermietest du ein Einfamilienhaus, gibt es keine Verwaltung, die dir die Kosten zusammenstellt. Die Abrechnung entsteht aus deinen eigenen Rechnungen und Bescheiden des Jahres. Nutzt dein Mieter das ganze Haus allein, trägt er die vereinbarten umlagefähigen Kosten vollständig. Einen Verteilerschlüssel brauchst du dann nicht.
Versorger rechnen oft in eigenen Zeiträumen ab, etwa vom 1. März bis zum 28. Februar. Du rechnest entweder nach dem Zeitraum, für den eine Rechnung gilt, oder nach dem Jahr der Zahlung, aber einheitlich. Heizkosten grenzt du immer nach dem Verbrauchszeitraum ab. Der Nebenkosten-Assistent liest Zeitraum und Betrag jeder Rechnung aus, damit du sie richtig zuordnest.
Ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietparteien rechnest du mit der Nebenkostenabrechnung in CIRO ab.
Verteilerschlüssel: so werden die Kosten verteilt
Der Verteilerschlüssel legt fest, welchen Anteil der Gesamtkosten eine Mietpartei trägt. Üblich sind:
- Wohnfläche: der gesetzliche Standard, wenn der Mietvertrag nichts regelt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten mit erfasstem Verbrauch verteilst du nach Verbrauch.
- Personen: etwa für Müll oder Wasser ohne eigenen Zähler
- Einheiten: gleiche Anteile je Wohnung
- Verbrauch: nach Zählerstand, zum Beispiel für Wasser mit eigenem Zähler
- Miteigentumsanteile oder ein anderer Schlüssel der WEG: Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt er auch gegenüber deinem Mieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt (§ 556a Abs. 3 BGB).
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent verteilst du nach Verbrauch, den Rest nach Wohn- oder Nutzfläche. In manchen Gebäuden sind 70 Prozent Pflicht.
Was in die Abrechnung gehört
Damit die Abrechnung formell wirksam ist, muss dein Mieter sie nachvollziehen können. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören mindestens hinein:
- der Abrechnungszeitraum
- die Gesamtkosten je Kostenart
- der Verteilerschlüssel, wo nötig mit Erläuterung
- die Berechnung des Anteils deines Mieters
- der Abzug seiner Vorauszahlungen
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung ganz oder für die betroffene Kostenart formell unwirksam. Kommt die korrigierte Fassung erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist, kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Fristen für Vermieter und Mieter
- Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr
- Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei deinem Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Einwendungsfrist: Dein Mieter kann Einwände bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben.
- Belegeinsicht: Dein Mieter darf die Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung einsehen.
Die Abrechnungsfrist läuft auch dann, wenn die Hausgeldabrechnung deiner Verwaltung spät kommt. Fordere sie deshalb rechtzeitig an.
Nachzahlung, Guthaben und neue Vorauszahlungen
Die Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig. Dein Mieter hat aber eine angemessene Zeit, sie zu prüfen. Setze ihm deshalb eine Zahlungsfrist, üblich sind 30 Tage. Ein Guthaben zahlst du deinem Mieter aus.
Nach der Abrechnung darfst du die monatlichen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das geht in Textform, zum Beispiel direkt mit der Abrechnung.
Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
In vielen Nebenkostenabrechnungen stecken Lohnkosten, etwa für Hausmeister, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung. Dein Mieter kann 20 Prozent dieser Arbeitskosten von seiner Steuer abziehen, bis zu den Höchstbeträgen des § 35a EStG. Dafür muss der Lohnanteil ausgewiesen sein. Der Nebenkosten-Assistent erkennt ihn je Position, soweit deine Rechnungen ihn nennen.
Häufige Fragen
Nein. Rechner und Assistent laufen komplett im Browser, ohne Registrierung. Du legst deine Unterlagen hinein, erstellst die Abrechnung und bekommst das fertige Dokument per E-Mail. Ein CIRO-Konto legst du erst an, wenn du deine Objekte dauerhaft verwalten oder die Abrechnung im nächsten Jahr mit einem Klick wiederholen willst – dann übernimmst du alles Angelegte einfach in dein Konto.
Ja, genau dafür ist der Nebenkosten-Assistent gebaut. Eine Sondereigentumsverwaltung übernimmt für vermietete Eigentumswohnungen unter anderem die Nebenkostenabrechnung – gegen laufende Gebühren. Mit dem Nebenkosten-Assistenten machst du diesen Schritt selbst: Du legst die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung in den Rechner, CIRO trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen nach § 2 BetrKV, rechnet die Anteile nach und erstellt das fertige Mieterdokument – einmalig 20 € pro Abrechnung, ohne SEV-Vertrag und ohne Abo.
Ja. Für ein vermietetes Einfamilienhaus legst du statt der Hausgeldabrechnung deine Rechnungen und Bescheide des Jahres in den Rechner, zum Beispiel für Wasser, Abwasser, Müll, Grundsteuer und Gebäudeversicherung. Der Nebenkosten-Assistent ordnet jede Rechnung deinem Abrechnungszeitraum zu und erstellt die Abrechnung für deinen Mieter. Für ein Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietparteien nutzt du die Nebenkostenabrechnung in CIRO.
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Rechnest du das Kalenderjahr ab, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei deinem Mieter sein. Kommt sie später an, kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben zahlst du deinem Mieter trotzdem aus. Wartest du noch auf die Hausgeldabrechnung deiner Verwaltung, läuft die Frist trotzdem weiter: Fordere sie rechtzeitig an.
Umlegen darfst du die Betriebskosten nach § 2 BetrKV, wenn dein Mietvertrag das vereinbart, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister (ohne Anteile für Reparaturen und Verwaltung) und Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, die Erhaltungsrücklage, Reparaturen und Bankgebühren. Wartungskosten, etwa für Heizung oder Aufzug, darfst du dagegen umlegen. Deine Hausgeldabrechnung enthält beides, deshalb trennt der Nebenkosten-Assistent die Positionen für dich.
Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen WEG-Verwaltung und Eigentümern ab, nicht mit deinem Mieter. Für die Nebenkostenabrechnung übernimmst du daraus nur die umlagefähigen Kosten, verteilst sie nach dem Schlüssel aus deinem Mietvertrag (regelt er nichts, nach dem Schlüssel deiner WEG), Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch (Heizkostenverordnung), und ziehst die Vorauszahlungen deines Mieters ab. Kosten, die nicht in der Hausgeldabrechnung stehen, weil sie direkt an dich gehen, wie meist die Grundsteuer, ergänzt du. Der Nebenkosten-Assistent übernimmt die Positionen aus deiner Hausgeldabrechnung und markiert, welche in der Regel nicht umlagefähig sind.
Der Rechner liest deine Dokumente einmalig aus und zeigt dir das Ergebnis – die Dateien werden nach der Analyse nicht aufbewahrt. Erst wenn du danach den Assistenten startest, werden die Daten angelegt, die für deine Abrechnung nötig sind – DSGVO-konform auf europäischen Servern. Übernimmst du sie nicht in ein CIRO-Konto, löschen wir alles automatisch nach 30 Tagen; dein Zugriffslink auf das fertige Dokument gilt genauso lange.
Ausprobieren, auslesen lassen und die Abrechnung aufbauen ist kostenlos. Bezahlt wird erst ganz am Ende, wenn du das fertige Abrechnungsdokument für deine Mieter erstellen lässt – einmalig 20 € pro Abrechnung, ohne Abo und ohne Nutzerkonto. Verwaltest du mehrere Objekte oder rechnest du jedes Jahr ab, ist die Abrechnung im CIRO-Tarif enthalten – beim Wechsel nimmst du alles hier Angelegte mit.
Die Verteilung folgt der Betriebskostenverordnung und der Heizkostenverordnung, inklusive Zeitanteilen bei Mieterwechsel, und das Dokument enthält die Pflichtangaben nach § 556 BGB. Zusätzlich prüft der Nebenkosten-Assistent deine Abrechnung auf Auffälligkeiten und gibt dir Hinweise. Das Regelwerk dahinter entwickeln wir gemeinsam mit Denise Sonnenschein, Rechtsanwältin für Mietrecht mit eigener Kanzlei. Das letzte Wort hast du: Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Deine Abrechnung wartet schon im Browser
Leg deine Hausgeldabrechnung oder deine Rechnungen in den Rechner und sieh sofort, was CIRO daraus liest. Bezahlt wird erst das fertige Dokument: 20 € einmalig, ohne Nutzerkonto.