Nebenkosten­abrechnung in 10 Minuten* erstellen

Welche Unterlagen brauche ich für die Nebenkostenabrechnung?

• Eigentumswohnung: die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes (falls sie extra kommt) und deinen Grundsteuerbescheid.
• Haus: die Rechnungen und Bescheide des Jahres, etwa für Wasser, Müll, Grundsteuer, Versicherung und Schornsteinfeger.
• In beiden Fällen: deinen Mietvertrag und die Höhe der Vorauszahlungen.

Welche Nebenkosten darf ich umlegen?

Umlegen darfst du die 17 Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung, wenn dein Mietvertrag es vereinbart. Für die ersten 16 genügt ein Verweis auf die Verordnung. Sonstige Betriebskosten (Nr. 17), etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern, muss der Mietvertrag einzeln nennen.

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung (Abwasser)
• Heizung
• Warmwasser
• verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart (Hausmeister)
• Gemeinschafts-Antenne und Verteilanlage im Haus
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Nicht umlegen darfst du Verwaltungskosten, die Erhaltungsrücklage, Reparaturen und die Kosten leerstehender Wohnungen. Die Wartung der Heizung ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen.

Wie wird aus der Hausgeldabrechnung eine Nebenkostenabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung ist die Abrechnung deiner WEG mit dir, nicht mit deinem Mieter. Weiterreichen kannst du sie deshalb nicht. In fünf Schritten wird daraus die Nebenkostenabrechnung:

1. Prüfe, ob der Zeitraum der Hausgeldabrechnung zu deinem Abrechnungszeitraum passt.
2. Streiche, was du selbst trägst: Verwaltervergütung, Kontoführung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen.
3. Übernimm die Positionen, die du nach deinem Mietvertrag umlegen darfst, und ergänze die Grundsteuer aus deinem eigenen Bescheid. Sie steht meist nicht im Hausgeld.
4. Verteile nach dem Schlüssel deines Mietvertrags; regelt er nichts, nach dem Schlüssel der WEG. Heizung und Warmwasser übernimmst du aus der Abrechnung des Messdienstes.
5. Zieh die Vorauszahlungen ab, die dein Mieter tatsächlich gezahlt hat. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Der Nebenkosten-Assistent nimmt dir diese Schritte ab: Er liest die Hausgeldabrechnung aus, markiert, was du selbst trägst, und rechnet den Rest für deinen Mieter aus.

Was aus der Hausgeldabrechnung darf ich umlegen?

Das darfst du umlegen:

• Wasser und Abwasser, Müll, Reinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Aufzug, Versicherung, Schornsteinfeger
• Heizung und Warmwasser laut Messdienst
• Hausmeister, ohne Anteil für Reparaturen und Verwaltung
• Wartung von Heizung, Warmwasser und Aufzug; andere Wartungen nur, wenn dein Mietvertrag sie nennt

Das trägst du selbst: Verwaltervergütung, Kontoführung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen.

Wie rechne ich ein vermietetes Haus ab?

Wohnt dein Mieter allein im Haus, trägt er die vereinbarten Kosten vollständig, einen Verteilerschlüssel brauchst du nicht. Rechnungen mit eigenem Zeitraum, etwa März bis Februar, ordnest du nach einem von zwei Prinzipien zu: nach dem Leistungsprinzip in das Jahr, in dem die Leistung erbracht wurde, oder nach dem Abflussprinzip in das Jahr, in dem du sie bezahlt hast. Beides ist zulässig, der BGH hat das Abflussprinzip gebilligt (VIII ZR 49/07). Innerhalb einer Abrechnung bleibst du bei einem Prinzip. Heizkosten rechnest du immer nach dem Verbrauchszeitraum ab. Der Nebenkosten-Assistent liest Zeitraum und Betrag jeder Rechnung aus.

Wie rechne ich ab, wenn ich selbst im Haus wohne?

Vermietest du eine Einliegerwohnung oder die zweite Wohnung deines Zweifamilienhauses, teilst du die Kosten zwischen dir und deinem Mieter auf, meist nach Wohnfläche. Bei höchstens zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst, geht für die Heizkosten eine Vereinbarung im Mietvertrag der Heizkostenverordnung vor (§ 2 HeizkostenV).

Was gilt bei einem Mieterwechsel im Jahr?

Zieht ein Mieter während des Jahres aus, bekommt jeder Mieter eine eigene Abrechnung über seine Mietzeit. Die Kosten teilst du in der Regel tagesgenau nach der Mietdauer auf. Heizung und Wasser verteilst du nach den Zählerständen beim Wechsel, deshalb lässt du beim Auszug ablesen. Die Kosten für Tage ohne Mieter trägst du selbst. Der Nebenkosten-Assistent rechnet die Zeitanteile für dich aus.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?

• Wohnfläche: die gesetzliche Grundregel, wenn der Mietvertrag nichts regelt (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer Eigentumswohnung gilt dann stattdessen der Schlüssel der WEG, siehe unten.
• Verbrauch: nach Zählerstand, wenn der Verbrauch erfasst wird und der Mietvertrag nichts anderes regelt.
• Personen oder Einheiten: etwa für Müll oder Wasser ohne eigenen Zähler.
• Schlüssel der WEG: gilt bei einer Eigentumswohnung auch für deinen Mieter, wenn der Mietvertrag nichts regelt; ist er offensichtlich unfair, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 3 BGB).

Wohnen mehrere Parteien im Haus, verteilst du Heizung und Warmwasser zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, den Rest nach Fläche (Heizkostenverordnung). Genau 70 Prozent sind bei der Heizung Pflicht, wenn das Haus die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllt, mit Öl oder Gas heizt und die sichtbaren Leitungen überwiegend gedämmt sind. Bewohnst du eine von höchstens zwei Wohnungen selbst, darfst du im Mietvertrag etwas anderes vereinbaren.

Wie sieht eine Nebenkostenabrechnung mit Zahlen aus?

Ein Beispiel: Deine Wohnung hat 68 m², das ganze Haus 680 m². In der Wohnung leben 2 von 20 Personen im Haus, und laut Zähler hat dein Mieter 40 von 700 m³ Kaltwasser verbraucht. Er hat 12 × 150 € vorausgezahlt, also 1.800 €.

Zusammen sind das 1.723,71 €. Abzüglich der 1.800 € Vorauszahlungen bekommt dein Mieter 76,29 € zurück.

Wer zahlt die CO₂-Kosten der Heizung?

Heizt das Haus mit Gas, Öl oder fossiler Fernwärme, teilst du den CO₂-Preis mit deinem Mieter: Je mehr CO₂ das Haus pro Quadratmeter ausstößt, desto mehr trägst du (CO₂-Kostenaufteilungsgesetz, für Abrechnungen ab 2023). Fehlt die Aufteilung, darf dein Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Für Wärmepumpen gilt das nicht.

Wie viel du trägst, hängt vom CO₂-Ausstoß des Hauses pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ab. Das Gesetz kennt zehn Stufen: Unter 12 kg CO₂ pro m² trägt dein Mieter die CO₂-Kosten allein, ab 52 kg trägst du 95 Prozent. CO₂-Menge und CO₂-Kosten stehen auf der Brennstoffrechnung. Den Wert pro m² rechnest du daraus aus, oft erledigt das der Messdienst in der Heizkostenabrechnung.

Was muss in der Nebenkostenabrechnung stehen?

Dein Mieter muss die Abrechnung nachvollziehen können. Nach dem Bundesgerichtshof gehören mindestens hinein:

• der Abrechnungszeitraum
• die Gesamtkosten je Kostenart
• der Verteilerschlüssel, wo nötig mit Erläuterung
• die Berechnung des Anteils deines Mieters
• der Abzug seiner Vorauszahlungen

Fehlt eine Angabe, ist die Abrechnung ganz oder für diese Kostenart unwirksam.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

• Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
• Abrechnungsfrist: Zwölf Monate nach Ende des Zeitraums muss die Abrechnung bei deinem Mieter sein, beim Kalenderjahr also am 31. Dezember des Folgejahres. Es zählt der Zugang, nicht das Absenden (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben zahlst du trotzdem aus.
• Nach dem Versand: Dein Mieter kann bis zum Ende des zwölften Monats nach Erhalt Einwendungen erheben und die Belege einsehen.

Die Frist läuft auch, wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt. Fordere sie früh an und erinnere die Verwaltung schriftlich. Nur wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast und dann innerhalb von drei Monaten abrechnest, bleibt die Nachzahlung möglich. Das musst du im Streit beweisen.

Wie verschicke ich die Nebenkostenabrechnung?

Eine Unterschrift braucht die Abrechnung nicht, sie muss nur ankommen. Per E-Mail geht das, wenn dein Mieter dir seine Adresse für solche Schreiben gegeben hat. Den Zugang musst du aber beweisen können: Kurz vor Fristende nimm deshalb einen Boten oder ein Einwurf-Einschreiben.

Was passiert mit Nachzahlung, Guthaben und Vorauszahlungen?

Gib deinem Mieter für eine Nachzahlung eine Frist, üblich sind 30 Tage. Ein Guthaben zahlst du aus. Mit der Abrechnung darfst du die Vorauszahlungen in Textform an die tatsächlichen Kosten anpassen, nach oben oder unten (§ 560 Abs. 4 BGB). CIRO schlägt dir den neuen Betrag vor.

Welche Nebenkosten kann mein Mieter von der Steuer absetzen?

Dein Mieter kann 20 Prozent der Lohnkosten für Hausmeister, Reinigung oder Gartenpflege von der Steuer abziehen, wenn der Lohnanteil in der Abrechnung steht. CIRO weist ihn je Position aus, soweit deine Rechnungen ihn nennen.