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Immobilienverwaltung

Professionelle Verwaltung leicht gemacht

Die Rubrik Immobilienverwaltung behandelt die Arbeit, die nach dem Mietvertrag kommt: Betriebs- und Heizkosten abrechnen, neue gesetzliche Pflichten umsetzen und Kosten einplanen, die in keiner Abrechnung auftauchen. Die Artikel ordnen neue Gesetze ein und zeigen, wo im Verwaltungsalltag Geld verloren geht. Die Fristen dahinter stehen meist in § 556 BGB, der Betriebskostenverordnung und der Heizkostenverordnung.

Stand: 27.10.2026 · Von der CIRO-Redaktion

3 Artikel in dieser Rubrik

Verwaltungsalltag

Praxistipps für die Verwaltung deiner Wohnungen, vom Mieterwechsel bis zur Abrechnung.

Welche Fristen gelten bei Abrechnung und Verwaltung?

Die Termine und Quoten, an denen sich Betriebskostenabrechnung, Heizkostenabrechnung und Eigentümerversammlung messen lassen müssen.

Inhalt

Fristen und Quoten auf einen Blick

Eine Betriebskostenabrechnung scheitert selten an der Rechnung selbst, häufiger an Frist und Form. Kommt sie zu spät, verlierst du die Nachzahlung. Verlangt der Mieter Einsicht in die Belege, musst du sie ihm geben, und Einwendungen kann er noch bis 12 Monate nach Zugang erheben. Die Tabelle nennt die Werte, die du einhalten musst, von der Abrechnung bis zur Einladung zur Eigentümerversammlung.

AufgabeFrist oder QuoteVorschrift
Betriebskostenabrechnung zustellenspätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst keine Nachforderung, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten§ 556 Abs. 3 BGB
Einwendungen des Mietersbis 12 Monate nach Zugang der Abrechnung§ 556 Abs. 3 BGB
Umlagefähige Kostennur die im Mietvertrag vereinbarten Positionen aus dem Katalog mit 17 Nummern§ 2 BetrKV
Heizkosten nach Verbrauch50 % bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum§ 7 HeizkostenV
Abrechnung ohne Verbrauchserfassungder Mieter darf seinen Anteil um 15 % kürzen§ 12 HeizkostenV
CO2-Kosten der HeizungAufteilung zwischen Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell: je höher der CO2-Ausstoß des Gebäudes, desto größer dein AnteilCO2KostAufG
Eigentümerversammlung einberufenmindestens 3 Wochen vorher in Textform§ 24 Abs. 4 WEG
Mietkaution anlegengetrennt von deinem Vermögen bei einem Kreditinstitut, zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist, sofern ihr keine andere Anlageform vereinbart§ 551 Abs. 3 BGB

Was ist beim Mieterwechsel zu tun?

Am Übergabetag zählen die Zählerstände. Sie gehören ins Übergabeprotokoll, zusammen mit dem Zustand der Räume und der Zahl der Schlüssel. Die Betriebskosten des Jahres teilst du zeitanteilig auf alten und neuen Mieter auf, die Heizkosten nach einer Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV). Ist sie nicht möglich, verteilst du die Heizkosten nach Gradtagzahlen. Über die Kaution rechnest du ab, sobald feststeht, ob noch Ansprüche offen sind; für eine zu erwartende Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung darfst du einen angemessenen Teil zurückbehalten.

Welche Kosten tauchen in keiner Abrechnung auf?

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Bankgebühren und die Kosten eines Leerstands, denn die Betriebskosten einer leeren Wohnung trägst du selbst. In einer Eigentumswohnung kommt das Hausgeld dazu, von dem du nur den umlagefähigen Teil an den Mieter weitergibst; die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bleibt bei dir. Wer diese Posten nicht einplant, überschätzt die Rendite, und dazu kommen die Opportunitätskosten: der Ertrag, den dein Eigenkapital an anderer Stelle bringen könnte.

Rechner, Checklisten und Begriffe zum Thema

Alle Rechner und Checklisten sind kostenlos und funktionieren ohne Konto. Rechne eine Frist oder einen Betrag nach, bevor du deinem Mieter schreibst.

Rechner

Checklisten

  • Nebenkostenabrechnung: Belege, Umlage, Heiz- und CO₂-Kosten und die Abrechnungsfrist.
  • Mieterwechsel: Von der Kündigung bis zum Einzug, mit Mietende nach § 573c BGB und allen Fristen.
  • Wohnungsübergabe: Einzug oder Auszug vorbereiten: Begehung, Zähler, Schlüssel und Fristen danach.
  • Pflichten als Vermieter: Rauchmelder, Legionellen, Winterdienst, Versicherung: was regelmäßig ansteht.

Glossar

  • Betriebskosten: Betriebskosten sind die laufenden Kosten eines Hauses, die du nach BetrKV auf Mieter umlegen darfst, wenn der Mietvertrag es vorsieht.
  • Heizkosten: Heizkosten richtig verteilen: 50 bis 70 % nach Verbrauch, Rechenbeispiel, Kürzungsrechte des Mieters, Fernablesung bis Ende 2026 und CO2-Aufteilung.
  • Hausgeld: Hausgeld: was es deckt, welcher Teil auf den Mieter umlegbar ist (mit Rechenbeispiel), welcher Schlüssel gilt und warum die Rücklage steuerlich wartet.
  • Instandhaltungsrücklage: Erhaltungsrücklage der WEG: wem sie gehört, welche Höhe üblich ist, was Käufer prüfen sollten und wann Vermieter die Zahlungen steuerlich absetzen.
  • WEG: Die WEG ist die rechtsfähige Gemeinschaft aller Eigentümer eines Hauses. Wie sie beschließt, was der Verwalter darf und was Vermieter umlegen können.
  • Miteigentumsanteil: Der MEA in der WEG: wo er festgelegt ist, wie er deine Kosten bestimmt, warum er meist nicht das Stimmrecht regelt und was er für Mieter heißt.