# Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten* erstellen

> Quelle: https://www.ciro.immo/nebenkostenabrechnung-erstellen

> Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten: Lade Hausgeldabrechnung oder Rechnungen hoch, CIRO prüft und verteilt die Kosten. Für Eigentumswohnung und Haus.

Für deine vermietete Eigentumswohnung oder dein vermietetes Haus: Leg die Hausgeldabrechnung oder die Rechnungen des Jahres und den Mietvertrag in den Nebenkosten-Assistenten. CIRO erstellt daraus die Nebenkostenabrechnung für deinen Mieter.

## Bevor du hochlädst

- **Vom Dokument zur fertigen Abrechnung:** CIRO liest deine Unterlagen aus, der Assistent verteilt die Kosten und erstellt das Dokument je Mietpartei.
- **Die Frist im Blick:** Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei deinem Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.
- **CIRO speichert deine Dokumente nicht:** Der Nebenkosten-Assistent liest deine Dokumente nur aus und bewahrt sie nicht auf. Was du darin anlegst, löschen wir automatisch nach 30 Tagen, wenn du es nicht in ein Konto übernimmst.
- **Das liest CIRO aus:** Beträge und Steuersätze, Kostenart und wie verteilt wird, Was du umlegen darfst, Lohnanteile für die Steuererklärung deines Mieters

### Video: Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten erstellen mit CIRO

Wie du mit dem Nebenkosten-Assistenten aus deinen Rechnungen oder der Hausgeldabrechnung die Nebenkostenabrechnung für deinen Mieter erstellst: hochladen, nicht Umlagefähiges aussortieren, Hinweise prüfen, fertiges PDF.

*Gesprochener Text:* Nebenkostenabrechnungen sind anstrengend. Hunderte Rechnungen, alles rechnest du selbst aus – und deine Mieter warten auf dich. Du kannst deine Abende mit Excel verbringen. Oder du bist mit CIRO in zehn Minuten fertig! Lade deine Rechnungen hoch. CIRO erkennt alles aus dem Dokument – du musst nichts eintippen. Was nicht umlagefähig ist, fliegt einfach raus! Der Abrechnungsassistent findet Fehler, und du korrigierst sie mit einem Klick. Jede Zahl kommt mit Rechenweg. Für jeden deiner Mieter. Du bekommst alles, was eine wirksame Abrechnung braucht. Und wenn sie nicht passt? Gibt’s dein Geld zurück. Jetzt abrechnen!

## Für Eigentumswohnung und Haus

Du brauchst nur die Unterlagen, die ohnehin bei dir ankommen: bei der Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung deiner Verwaltung, beim Haus die Rechnungen des Jahres. CIRO übernimmt daraus, was du umlegen darfst, verteilt die Kosten und erstellt die Abrechnung als PDF. Ein Nutzerkonto legst du dafür nicht an.

### Eigentumswohnung ohne Sondereigentumsverwaltung

Deine WEG-Verwaltung schickt dir nur die Hausgeldabrechnung. Die Abrechnung für deinen Mieter musst du selbst machen oder eine Sondereigentumsverwaltung (SEV) dafür bezahlen. Mit CIRO legst du die Hausgeldabrechnung in den Nebenkosten-Assistenten. CIRO übernimmt nur die Kosten, die du umlegen darfst, rechnet den Anteil deiner Wohnung nach und erstellt die Abrechnung für deinen Mieter. Das kostet einmalig 20 € je Abrechnung.

### Vermietetes Haus ohne WEG

Ohne WEG schickt dir niemand eine Hausgeldabrechnung. Dann legst du die Rechnungen und Bescheide des Jahres in den Nebenkosten-Assistenten: Wasser und Abwasser, Müll, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger. CIRO liest Betrag und Zeitraum jeder Rechnung aus und zeigt dir, was du umlegen darfst.

## Nebenkostenabrechnung erstellen: der Ratgeber für Vermieter

Welche Unterlagen du brauchst, was du umlegen darfst, wie du verteilst und welche Fristen gelten. Für die vermietete Eigentumswohnung und das Einfamilienhaus.

### Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Einmal im Jahr stellst du die tatsächlichen Betriebskosten deiner vermieteten Wohnung oder deines Hauses den monatlichen Vorauszahlungen deines Mieters gegenüber. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Umlegen darfst du nur Betriebskosten im Sinne von § 556 BGB und der Betriebskostenverordnung.

Zahlt dein Mieter eine Pauschale statt Vorauszahlungen, rechnest du nicht ab.

### Welche Unterlagen brauche ich für die Nebenkostenabrechnung?

- Eigentumswohnung: die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes (falls sie extra kommt) und deinen Grundsteuerbescheid.
- Haus: die Rechnungen und Bescheide des Jahres, etwa für Wasser, Müll, Grundsteuer, Versicherung und Schornsteinfeger.
- In beiden Fällen: deinen Mietvertrag und die Höhe der Vorauszahlungen.

### Welche Nebenkosten darf ich umlegen?

Umlegen darfst du die 17 Kostenarten aus [§ 2 der Betriebskostenverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/__2.html), wenn dein Mietvertrag es vereinbart. Für die ersten 16 genügt ein Verweis auf die Verordnung. Sonstige Betriebskosten (Nr. 17), etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern, muss der Mietvertrag einzeln nennen.

- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung (Abwasser)
- Heizung
- Warmwasser
- verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart (Hausmeister)
- Gemeinschafts-Antenne und Verteilanlage im Haus
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Betriebskosten

Nicht umlegen darfst du Verwaltungskosten, die Erhaltungsrücklage, Reparaturen und die Kosten leerstehender Wohnungen. Die Wartung der Heizung ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen.

### Wie wird aus der Hausgeldabrechnung eine Nebenkostenabrechnung?

Die Hausgeldabrechnung ist die Abrechnung deiner WEG mit dir, nicht mit deinem Mieter. Weiterreichen kannst du sie deshalb nicht. In fünf Schritten wird daraus die Nebenkostenabrechnung:

1. Prüfe, ob der Zeitraum der Hausgeldabrechnung zu deinem Abrechnungszeitraum passt.
2. Streiche, was du selbst trägst: Verwaltervergütung, Kontoführung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen.
3. Übernimm die Positionen, die du nach deinem Mietvertrag umlegen darfst, und ergänze die Grundsteuer aus deinem eigenen Bescheid. Sie steht meist nicht im Hausgeld.
4. Verteile nach dem Schlüssel deines Mietvertrags; regelt er nichts, nach dem Schlüssel der WEG. Heizung und Warmwasser übernimmst du aus der Abrechnung des Messdienstes.
5. Zieh die Vorauszahlungen ab, die dein Mieter tatsächlich gezahlt hat. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Der Nebenkosten-Assistent nimmt dir diese Schritte ab: Er liest die Hausgeldabrechnung aus, markiert, was du selbst trägst, und rechnet den Rest für deinen Mieter aus.

### Was aus der Hausgeldabrechnung darf ich umlegen?

Das darfst du umlegen:

- Wasser und Abwasser, Müll, Reinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Aufzug, Versicherung, Schornsteinfeger
- Heizung und Warmwasser laut Messdienst
- Hausmeister, ohne Anteil für Reparaturen und Verwaltung
- Wartung von Heizung, Warmwasser und Aufzug; andere Wartungen nur, wenn dein Mietvertrag sie nennt

Das trägst du selbst: Verwaltervergütung, Kontoführung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen.

### Wie rechne ich ein vermietetes Haus ab?

Wohnt dein Mieter allein im Haus, trägt er die vereinbarten Kosten vollständig, einen Verteilerschlüssel brauchst du nicht. Rechnungen mit eigenem Zeitraum, etwa März bis Februar, ordnest du nach einem von zwei Prinzipien zu: nach dem Leistungsprinzip in das Jahr, in dem die Leistung erbracht wurde, oder nach dem Abflussprinzip in das Jahr, in dem du sie bezahlt hast. Beides ist zulässig, der BGH hat das Abflussprinzip gebilligt (VIII ZR 49/07). Innerhalb einer Abrechnung bleibst du bei einem Prinzip. Heizkosten rechnest du immer nach dem Verbrauchszeitraum ab. Der Nebenkosten-Assistent liest Zeitraum und Betrag jeder Rechnung aus.

### Wie rechne ich ab, wenn ich selbst im Haus wohne?

Vermietest du eine Einliegerwohnung oder die zweite Wohnung deines Zweifamilienhauses, teilst du die Kosten zwischen dir und deinem Mieter auf, meist nach Wohnfläche. Bei höchstens zwei Wohnungen, von denen du eine selbst bewohnst, geht für die Heizkosten eine Vereinbarung im Mietvertrag der Heizkostenverordnung vor ([§ 2 HeizkostenV](https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/)).

### Was gilt bei einem Mieterwechsel im Jahr?

Zieht ein Mieter während des Jahres aus, bekommt jeder Mieter eine eigene Abrechnung über seine Mietzeit. Die Kosten teilst du in der Regel tagesgenau nach der Mietdauer auf. Heizung und Wasser verteilst du nach den Zählerständen beim Wechsel, deshalb lässt du beim Auszug ablesen. Die Kosten für Tage ohne Mieter trägst du selbst. Der Nebenkosten-Assistent rechnet die Zeitanteile für dich aus.

### Welcher Verteilerschlüssel gilt?

- Wohnfläche: die gesetzliche Grundregel, wenn der Mietvertrag nichts regelt ([§ 556a Abs. 1 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556a.html)). Bei einer Eigentumswohnung gilt dann stattdessen der Schlüssel der WEG, siehe unten.
- Verbrauch: nach Zählerstand, wenn der Verbrauch erfasst wird und der Mietvertrag nichts anderes regelt.
- Personen oder Einheiten: etwa für Müll oder Wasser ohne eigenen Zähler.
- Schlüssel der WEG: gilt bei einer Eigentumswohnung auch für deinen Mieter, wenn der Mietvertrag nichts regelt; ist er offensichtlich unfair, gilt die Wohnfläche ([§ 556a Abs. 3 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556a.html)).

Wohnen mehrere Parteien im Haus, verteilst du Heizung und Warmwasser zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, den Rest nach Fläche ([Heizkostenverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/)). Genau 70 Prozent sind bei der Heizung Pflicht, wenn das Haus die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllt, mit Öl oder Gas heizt und die sichtbaren Leitungen überwiegend gedämmt sind. Bewohnst du eine von höchstens zwei Wohnungen selbst, darfst du im Mietvertrag etwas anderes vereinbaren.

### Wie sieht eine Nebenkostenabrechnung mit Zahlen aus?

Ein Beispiel: Deine Wohnung hat 68 m², das ganze Haus 680 m². In der Wohnung leben 2 von 20 Personen im Haus, und laut Zähler hat dein Mieter 40 von 700 m³ Kaltwasser verbraucht. Er hat 12 × 150 € vorausgezahlt, also 1.800 €.

| Kostenart | Verteilt nach | Rechnung | Dein Mieter |
| --- | --- | --- | --- |
| Gebäudeversicherung | Wohnfläche | 2.400 € × 68 / 680 m² | 240,00 € |
| Gartenpflege | Wohnfläche | 1.500 € × 68 / 680 m² | 150,00 € |
| Müllabfuhr | Personen | 1.800 € × 2 / 20 | 180,00 € |
| Kaltwasser | Zähler | 2.900 € × 40 / 700 m³ | 165,71 € |
| Heizung und Warmwasser | Messdienst | laut Heizkostenabrechnung | 820,00 € |
| Grundsteuer | eigener Bescheid | laut Bescheid | 168,00 € |
| Summe |  |  | 1.723,71 € |

Zusammen sind das 1.723,71 €. Abzüglich der 1.800 € Vorauszahlungen bekommt dein Mieter 76,29 € zurück.

### Wer zahlt die CO₂-Kosten der Heizung?

Heizt das Haus mit Gas, Öl oder fossiler Fernwärme, teilst du den CO₂-Preis mit deinem Mieter: Je mehr CO₂ das Haus pro Quadratmeter ausstößt, desto mehr trägst du ([CO₂-Kostenaufteilungsgesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/), für Abrechnungen ab 2023). Fehlt die Aufteilung, darf dein Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen ([§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG](https://www.gesetze-im-internet.de/co2kostaufg/__7.html)). Für Wärmepumpen gilt das nicht.

Wie viel du trägst, hängt vom CO₂-Ausstoß des Hauses pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ab. Das Gesetz kennt zehn Stufen: Unter 12 kg CO₂ pro m² trägt dein Mieter die CO₂-Kosten allein, ab 52 kg trägst du 95 Prozent. CO₂-Menge und CO₂-Kosten stehen auf der Brennstoffrechnung. Den Wert pro m² rechnest du daraus aus, oft erledigt das der Messdienst in der Heizkostenabrechnung.

| CO₂ pro m² und Jahr | Du trägst | Dein Mieter trägt |
| --- | --- | --- |
| unter 12 kg | 0 % | 100 % |
| 12 bis unter 17 kg | 10 % | 90 % |
| 17 bis unter 22 kg | 20 % | 80 % |
| 22 bis unter 27 kg | 30 % | 70 % |
| 27 bis unter 32 kg | 40 % | 60 % |
| 32 bis unter 37 kg | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 kg | 60 % | 40 % |
| 42 bis unter 47 kg | 70 % | 30 % |
| 47 bis unter 52 kg | 80 % | 20 % |
| ab 52 kg | 95 % | 5 % |

### Was muss in der Nebenkostenabrechnung stehen?

Dein Mieter muss die Abrechnung nachvollziehen können. Nach dem Bundesgerichtshof gehören mindestens hinein:

- der Abrechnungszeitraum
- die Gesamtkosten je Kostenart
- der Verteilerschlüssel, wo nötig mit Erläuterung
- die Berechnung des Anteils deines Mieters
- der Abzug seiner Vorauszahlungen

Fehlt eine Angabe, ist die Abrechnung ganz oder für diese Kostenart unwirksam.

### Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

- Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
- Abrechnungsfrist: Zwölf Monate nach Ende des Zeitraums muss die Abrechnung bei deinem Mieter sein, beim Kalenderjahr also am 31. Dezember des Folgejahres. Es zählt der Zugang, nicht das Absenden ([§ 556 Abs. 3 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html)). Danach kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben zahlst du trotzdem aus.
- Nach dem Versand: Dein Mieter kann bis zum Ende des zwölften Monats nach Erhalt Einwendungen erheben und die Belege einsehen.

Die Frist läuft auch, wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt. Fordere sie früh an und erinnere die Verwaltung schriftlich. Nur wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast und dann innerhalb von drei Monaten abrechnest, bleibt die Nachzahlung möglich. Das musst du im Streit beweisen.

### Wie verschicke ich die Nebenkostenabrechnung?

Eine Unterschrift braucht die Abrechnung nicht, sie muss nur ankommen. Per E-Mail geht das, wenn dein Mieter dir seine Adresse für solche Schreiben gegeben hat. Den Zugang musst du aber beweisen können: Kurz vor Fristende nimm deshalb einen Boten oder ein Einwurf-Einschreiben.

### Was passiert mit Nachzahlung, Guthaben und Vorauszahlungen?

Gib deinem Mieter für eine Nachzahlung eine Frist, üblich sind 30 Tage. Ein Guthaben zahlst du aus. Mit der Abrechnung darfst du die Vorauszahlungen in Textform an die tatsächlichen Kosten anpassen, nach oben oder unten ([§ 560 Abs. 4 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__560.html)). CIRO schlägt dir den neuen Betrag vor.

### Welche Nebenkosten kann mein Mieter von der Steuer absetzen?

Dein Mieter kann 20 Prozent der Lohnkosten für Hausmeister, Reinigung oder Gartenpflege von der Steuer abziehen, wenn der Lohnanteil in der Abrechnung steht. CIRO weist ihn je Position aus, soweit deine Rechnungen ihn nennen.

*Stand: Oktober 2026 · Die Regeln dahinter entwickeln wir mit Rechtsanwältin Denise Sonnenschein.*

## Häufige Fragen

### Brauche ich ein CIRO-Konto für den Nebenkosten-Assistenten?

Nein. Der Nebenkosten-Assistent läuft komplett im Browser, ohne Registrierung. Du legst deine Unterlagen hinein, erstellst die Abrechnung und bekommst das fertige Dokument per E-Mail. Ein CIRO-Konto brauchst du erst, wenn du deine Objekte dauerhaft verwalten oder die Abrechnung im nächsten Jahr auf Basis der Vorjahresdaten erstellen willst. Dann übernimmst du alles, was du angelegt hast, in dein Konto.

### Meine Hausverwaltung macht keine Abrechnung für meinen Mieter. Kann ich sie selbst erstellen?

Ja, dafür ist der Nebenkosten-Assistent gedacht. Eine Sondereigentumsverwaltung (SEV) übernimmt bei vermieteten Eigentumswohnungen unter anderem die Nebenkostenabrechnung und kostet laufende Gebühren. Mit dem Assistenten erledigst du diesen Schritt selbst: Du lädst die Hausgeldabrechnung deiner WEG-Verwaltung hoch, CIRO trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen nach § 2 BetrKV, rechnet die Anteile nach und erstellt das fertige Mieterdokument. Das kostet 20 € pro Abrechnung, einen SEV-Vertrag oder ein Abo brauchst du dafür nicht.

### Was passiert mit den Dateien, die ich in den Nebenkosten-Assistenten lade?

Der Nebenkosten-Assistent liest deine Dokumente einmal aus und zeigt dir das Ergebnis. Nach dieser Analyse bewahren wir die Dateien nicht auf. Erst wenn du danach die Abrechnung aufbaust, legen wir die Daten an, die dafür nötig sind, DSGVO-konform auf europäischen Servern. Übernimmst du sie nicht in ein CIRO-Konto, löschen wir alles automatisch nach 30 Tagen. Dein Zugriffslink auf das fertige Dokument gilt genauso lange.

### Was kostet der Nebenkosten-Assistent?

Ausprobieren, auslesen lassen und die Abrechnung aufbauen ist kostenlos. Bezahlt wird erst am Ende, wenn du das fertige Abrechnungsdokument für deine Mieter erstellen lässt: einmalig 20 € pro Abrechnung, ohne Abo und ohne Nutzerkonto. Ein Tarif lohnt sich, wenn du mehrere Wohnungen abrechnest oder Mieten und Belege laufend in CIRO führst; dann ist die Abrechnung im Tarif enthalten. Beim Wechsel nimmst du alles mit, was du hier angelegt hast.

### Kann ich die Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellen?

Ja, mit einer Tabelle oder Vorlage. Dann prüfst du selbst, welche Kosten du umlegen darfst, rechnest jeden Anteil aus und achtest auf alle Pflichtangaben. Mit CIRO ist der Aufbau kostenlos: Du lädst deine Unterlagen in den Nebenkosten-Assistenten und siehst sofort, was du umlegen darfst. Das fertige Dokument kostet 20 € pro Abrechnung.

### Nach welchen Regeln rechnet der Nebenkosten-Assistent?

Welche Kosten du umlegen darfst, richtet sich nach der Betriebskostenverordnung. Die Verteilung folgt § 556a BGB und der Heizkostenverordnung, inklusive Zeitanteilen bei Mieterwechsel. Das Dokument ist so aufgebaut, dass es die Angaben enthält, die der Bundesgerichtshof als Mindestinhalt nennt. Ob die Zahlen stimmen, hängt von deinen Unterlagen ab. Zusätzlich prüft der Nebenkosten-Assistent die Abrechnung, die du erstellst, auf Auffälligkeiten und gibt dir Hinweise. Das Regelwerk dahinter entwickeln wir gemeinsam mit Denise Sonnenschein, Rechtsanwältin für Mietrecht mit eigener Kanzlei. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

## Starte mit der Hausgeldabrechnung oder deinen Rechnungen

Auslesen und Prüfen kosten nichts. Bezahlt wird erst das fertige Dokument: 20 € einmalig, ohne Nutzerkonto.

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